Version 2: Flera stora uppdateringar till Sharebox
05GMT221900000005
Kategorier : Tillkännagivanden
Sedan dess första version, Sharebox har varit ett av de bästa sätten att dela externt innehåll till externa användare direkt inifrån Alfresco. Nu har vi jobbat hårt för att den senaste versionen skall ge våra kunder en ännu bättre lösning när de använder Sharebox.
Med den nya version, så har vi följande stora nyheter och uppdateringar till existerande funktiuoner.
- Multi-faktor autentisering av externa användare
- Förbättrad integritet och funktioner för stödja GDPR
- Förhansgransking av bilder och dokument
Mult-faktor autentisering av externa användare
Sharebox har alltid varit säkert, men det har funnits utrymme för förbättringar. Så i den senaste version har vi lagt till ett nytt token system som knyter användarens Sharebox token till den webbläsare som användes när Sharebox-mappen först öppnades. Den kommer ha sin egen utgångsdatum/tid.
Associationen med en webbläsare förhindrar att användaren läcker data genom att av misstag skicka vidare epostmeddelandet med token. Utgångsdatumet/tid (inte att föväxla med det datum en Sharebox delning upphör) förhindrar att en token ligger vilande i användarens Inkorg, vilket till exempel betyder att efter angiven period, så måste du begära en ny.
Den funktionen önskades av en av våra kunder, och är i och med denna version tillgänglig för alla våra kunder. Den tidigare enkla email-token systemet kommer att fortsätta fungera för de kunder som väljer att inte slå på den nya funktionen. Vi har arbetat med att tillhandahålla en så sömlös migrering som möjligt för existernade Sharebox mappar om du väljer att migrera till det nya token-systemet.
Förbättrad integritet och funktioner för att stödja GDPR
Vi känner alla till att GDPR tas i bruk om bara några dagar, och vi förstår att Sharebox behöver vara redo för det. Som det externa gränssnittet för din organisation så hantera det personliga data såsom de externa användarnas epost-adresser. Så vi har lagt till funktioner för att stödja ert arbete med att vara följa regleringar för GDPR och integritet. Varje inbjudan till Sharebox har nu en sektion som förklarar er organisations integritetspolicy, hur länge data beveras (konfigurerbart). Ni kan även enkelt inkludera en länk till er publika Integritetspolicy.
Efter den konfiguerarade perioden, kommer all data som sparats som en del av audit-logget automatiskt raderas. Valfrit är att även radera Sharebox-delningen och uppladdade filer, eller att istället anonymisera data (ta bort externa användares epostadress).
Förhandsgranskning av bilder och dokument
Sist men inte minst, vi har lagt till stöd för förhansgranskning. För utvalda bildformat och officefiler som kan transformeras till PDF, kan externa användare nu förhandsgranska filerna i den externa klienten. Vilka filer som stöds beror på hur du satt upp din Alfresco repository server. Om de kan visas som PDF där, så kan de mest troligt även visas i Sharebox. Alla förhandsvisningar loggas i audit-loggen.
Testa på vår server
Ni får gärna testa Sharebox själva på vår Showcase server. Kontakta oss.
Eller så kollar du de videos vi och laddar ner produktblad från vår Sharebox sida.